Menerima somasi untuk perusahaan bisa membuat owner panik. Apalagi jika surat tersebut berisi tuntutan pembayaran utang, dugaan wanprestasi, pelanggaran kontrak, atau ancaman gugatan ke pengadilan.
Namun, menerima somasi bukan berarti perusahaan otomatis kalah secara hukum.
Somasi perlu dipandang sebagai sinyal bahwa telah terjadi perselisihan atau pihak lain menganggap perusahaan tidak memenuhi kewajibannya. Karena itu, respons perusahaan harus dilakukan secara hati-hati, berdasarkan dokumen dan fakta, bukan berdasarkan emosi.
Secara hukum perdata, somasi berkaitan dengan pernyataan lalai dalam pemenuhan kewajiban. Mahkamah Agung menjelaskan bahwa peringatan atau somasi dapat berkaitan dengan ketentuan Pasal 1238 KUHPerdata, termasuk ketika kewajiban tidak dipenuhi sesuai waktu yang telah diperjanjikan.
Lalu, apa yang harus dilakukan owner ketika perusahaan menerima somasi?
Apa Itu Somasi?
Somasi adalah teguran atau peringatan kepada pihak yang dianggap tidak memenuhi kewajibannya agar segera melaksanakan kewajiban tersebut.
Dalam praktik bisnis, somasi dapat muncul karena berbagai persoalan, misalnya:
- perusahaan dianggap tidak membayar utang;
- perusahaan terlambat membayar supplier;
- perusahaan dianggap melanggar kontrak;
- keterlambatan menyerahkan barang atau jasa;
- perselisihan pembayaran;
- dugaan wanprestasi;
- perselisihan kerja sama bisnis;
- Perselisihan mengenai kewajiban masing-masing pihak;
- pelanggaran hak atau kewajiban dalam perjanjian;
- sengketa antara perusahaan dengan mitra bisnis.
Somasi juga dapat menjadi tahap awal sebelum pihak yang merasa dirugikan mengambil langkah hukum lebih lanjut.
Karena itu, surat somasi sebaiknya tidak diabaikan.
Apakah Somasi Berarti Perusahaan Pasti Bersalah?
Tidak.
Somasi pada dasarnya merupakan pernyataan atau tuntutan dari pihak yang menganggap dirinya memiliki hak terhadap perusahaan.
Artinya, perusahaan tetap perlu memeriksa apakah tuduhan dan tuntutan dalam somasi memang memiliki dasar hukum.
Misalnya, sebuah perusahaan menerima somasi karena dianggap belum membayar tagihan Rp500 juta.
Owner jangan langsung menyimpulkan:
"Berarti kita memang harus bayar Rp500 juta."
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
- Apakah benar ada perjanjian?
- Apa isi perjanjiannya?
- Apakah tagihan tersebut sudah jatuh tempo?
- Apakah barang atau jasa sudah diterima?
- Apakah terdapat perselisihan mengenai kualitas pekerjaan?
- Apakah perusahaan sudah melakukan pembayaran sebagian?
- Apakah terdapat bukti pembayaran?
- Apakah jumlah yang ditagihkan sesuai perjanjian?
Dari pemeriksaan tersebut baru dapat diketahui bagaimana posisi hukum perusahaan.
Jangan Langsung Membalas Somasi Secara Emosional
Ini adalah salah satu kesalahan yang cukup berisiko.
Owner mungkin merasa tersinggung karena isi somasi dianggap tidak benar. Kemudian langsung mengirim balasan seperti:
"Perusahaan kami tidak pernah melakukan kesalahan. Kalau mau silakan gugat!"
Respons seperti ini justru dapat memperburuk komunikasi dan berpotensi menutup ruang penyelesaian.
Lebih baik perusahaan mengambil waktu untuk:
membaca → memeriksa → mengumpulkan bukti → menganalisis → merespons.
Tujuannya bukan sekadar membalas surat.
Tujuannya adalah melindungi posisi hukum perusahaan.
7 Langkah Menghadapi Somasi untuk Perusahaan
1. Jangan Abaikan Surat Somasi
Langkah pertama adalah memastikan surat tersebut diterima dan didokumentasikan.
Catat:
- tanggal surat;
- tanggal surat diterima;
- siapa pengirimnya;
- siapa pihak yang mengirim;
- dasar tuntutan;
- jumlah atau objek tuntutan;
- batas waktu yang diberikan;
- ancaman atau langkah hukum yang disebutkan.
Simpan surat somasi beserta amplop, email, WhatsApp, atau bukti pengiriman lainnya jika relevan.
Hal ini penting karena kronologi komunikasi dapat menjadi bagian dari dokumentasi sengketa.
2. Identifikasi Siapa yang Mengirim Somasi
Perusahaan perlu mengetahui siapa pihak yang mengajukan tuntutan.
Apakah somasi berasal dari:
- supplier;
- pelanggan;
- mantan mitra bisnis;
- pemegang saham;
- perusahaan lain;
- karyawan;
- kuasa hukum;
- lembaga atau pihak lainnya?
Identitas pengirim dapat membantu menentukan konteks dan strategi respons.
Selain itu, periksa apakah orang atau kantor hukum yang mengirim somasi memang bertindak untuk pihak yang disebutkan.
3. Periksa Dasar Hukum dan Isi Tuntutannya
Jangan hanya membaca bagian tuntutan.
Periksa alasan yang digunakan pihak pengirim.
Misalnya, mereka menyatakan:
"Perusahaan Anda telah melakukan wanprestasi."
Pertanyaan berikutnya:
Wanprestasi terhadap perjanjian yang mana?
Kemudian periksa:
- nomor dan tanggal perjanjian;
- para pihak;
- kewajiban masing-masing pihak;
- jangka waktu;
- kondisi pembayaran;
- klausul wanprestasi;
- denda atau penalti;
- mekanisme penyelesaian sengketa;
- keadaan kahar jika relevan;
- klausul pemutusan perjanjian.
Dengan demikian, perusahaan dapat membandingkan isi somasi dengan dokumen kontrak yang sebenarnya.
4. Kumpulkan Semua Bukti
Setelah memahami isi somasi, segera kumpulkan dokumen terkait.
Contohnya:
Dokumen kontrak
- perjanjian kerja sama;
- purchase order;
- invoice;
- quotation;
- addendum;
- surat pesanan.
- atau persoalan sudah masuk ke proses penyelesaian perselisihan.
Dokumen pembayaran
- bukti transfer;
- rekening koran;
- kwitansi;
- bukti pembayaran sebagian.
Komunikasi
- email;
- WhatsApp;
- surat;
- notulen rapat;
- berita acara.
Dokumen pelaksanaan pekerjaan
- delivery order;
- berita acara serah terima;
- laporan pekerjaan;
- dokumentasi barang;
- bukti pengiriman.
Jangan menghapus atau mengubah komunikasi lama hanya karena sedang terjadi sengketa.
Justru, dokumen lama dapat membantu menjelaskan fakta secara objektif.
Apa Risiko Jika Sengketa Karyawan Tidak Ditangani dengan Baik?
Sengketa ketenagakerjaan tidak hanya berkaitan dengan kemungkinan kewajiban finansial.
Ada beberapa aspek lain yang perlu diperhatikan.
-
1. Gangguan operasional
Perselisihan dapat menghabiskan waktu owner dan manajemen. -
2. Biaya
Perusahaan mungkin menghadapi biaya yang berkaitan dengan proses penyelesaian sengketa. -
3. Hubungan internal
Konflik dapat memengaruhi hubungan antara manajemen dan karyawan lainnya. -
4. Reputasi
Perselisihan yang berkembang ke publik dapat memengaruhi persepsi terhadap perusahaan. -
5. Ketidakpastian bisnis
Semakin lama masalah berlangsung, semakin besar waktu dan perhatian manajemen yang terserap.
Bagaimana Owner Sebaiknya Menghadapi Sengketa Karyawan?
Secara sederhana, pendekatannya dapat dilakukan melalui lima tahap:sesuai dengan gambar di bawah ini
Jangan membalik urutannya.
Keputusan yang dibuat sebelum memahami masalah justru dapat meningkatkan risiko.
Kesimpulan
Ketika seorang karyawan menggugat atau mempermasalahkan perusahaan, owner tidak perlu langsung mengambil keputusan berdasarkan emosi.
Langkah yang lebih aman adalah memahami terlebih dahulu kronologi, dokumen, perjanjian kerja, aturan internal, tuntutan karyawan, serta posisi hukum perusahaan.
Jika persoalan sudah berkembang menjadi somasi, perselisihan PHK, atau proses hukum, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mendapatkan pendampingan dari profesional hukum.
Masalah ketenagakerjaan sebaiknya ditangani sebelum berkembang menjadi sengketa yang lebih besar.