Senin Pagi, Produksi Berhenti
Jam menunjukkan pukul 08.15. Karyawan sudah masuk.Mesin sudah menyala. Pesanan pelanggan sudah menunggu.
Tetapi ada satu masalah. Bahan baku belum datang. Owner mengambil telepon. “Pak, barangnya kapan sampai?”
Supplier menjawab:
“Mohon maaf Pak. Hari ini belum bisa dikirim.”
Owner terdiam. Satu hari keterlambatan mungkin terdengar kecil. Tetapi bagi perusahaan, satu hari bisa berarti banyak hal.
Produksi tertunda. Pengiriman tertunda. Pelanggan menunggu. Dan biaya tetap berjalan.
Lalu Owner Membuka Kontrak
Owner mengambil kontrak supplier. Dia mencari bagian pengiriman.
Ternyata hanya tertulis:
“Supplier akan menyediakan barang sesuai kebutuhan.”
Owner membaca kalimat itu beberapa kali. Lalu muncul pertanyaan:
Kebutuhan kapan?
Berapa jumlahnya?
Bagaimana jika terlambat?
Apa tanggung jawab supplier?
Di sinilah sebuah kontrak yang terlihat sederhana mulai menunjukkan kelemahannya.
Kontrak Supplier Bukan Hanya Soal Harga
Ketika mencari supplier, perusahaan biasanya membandingkan harga.
Supplier A lebih murah. Supplier B lebih mahal.
Secara sederhana, pilihan terlihat mudah. Tetapi bisnis bukan hanya tentang harga.
Bayangkan supplier A lebih murah 5%. Namun pengirimannya sering terlambat.
Sementara supplier B sedikit lebih mahal tetapi memiliki jadwal pengiriman yang lebih sesuai kebutuhan produksi.
Mana yang lebih cocok?
Jawabannya bergantung pada kebutuhan dan model bisnis perusahaan.
Tetapi contoh tersebut menunjukkan satu hal:
harga hanyalah salah satu bagian dari hubungan dengan supplier.
Barang Apa yang Sebenarnya Dibeli?
Semakin penting barang tersebut bagi bisnis, semakin jelas spesifikasinya perlu diperhatikan.
Jenis, ukuran, jumlah.
Kualitas, standar tertentu.
Bayangkan perusahaan memesan bahan baku dengan spesifikasi tertentu.
Barang datang. Secara nama memang sama. Tetapi kualitasnya berbeda.
Supplier merasa barang yang dikirim sudah benar. Perusahaan merasa tidak.
Kalau spesifikasi sejak awal tidak jelas, perbedaan seperti ini bisa menjadi masalah.
Lalu Ada Pengiriman
Kapan barang dikirim?
Kapan barang harus sampai?
Siapa yang bertanggung jawab selama perjalanan?
Bagaimana jika terjadi keterlambatan?
Bagaimana jika barang rusak?
Pertanyaan tersebut sebaiknya tidak menunggu sampai masalah muncul.
Karena ketika masalah sudah terjadi, posisi masing-masing pihak biasanya sudah berbeda.
Bagaimana Kalau Barang Rusak?
Bayangkan 1.000 unit barang tiba di gudang. Setelah diperiksa, 100 unit ternyata rusak.
Perusahaan menghubungi supplier. Supplier mengatakan:
“Barang keluar dari gudang kami dalam kondisi baik.”
Perusahaan menjawab:
“Tapi barang yang kami terima rusak.”
Sekarang pertanyaannya bukan lagi sekadar siapa yang benar.
Pertanyaannya:
Apa yang sebenarnya sudah disepakati dalam kontrak?
Bagaimana Kalau Supplier Terlambat?
Keterlambatan juga perlu dipikirkan.
Bukan berarti setiap keterlambatan harus otomatis berujung denda.
Tetapi perusahaan perlu memahami apa yang terjadi jika supplier tidak memenuhi jadwal.
Apakah ada kompensasi?
Apakah perusahaan dapat mencari supplier lain?
Apakah keterlambatan tertentu menjadi alasan untuk mengakhiri kerja sama?
Jawabannya perlu disesuaikan dengan transaksi dan kesepakatan para pihak.
Ketika Supplier Mulai Bertambah
Pada awal bisnis, mungkin hanya ada satu atau dua supplier.
Ketika perusahaan berkembang, jumlahnya bisa menjadi jauh lebih banyak.
Supplier bahan baku.
Supplier packaging.
Supplier mesin.
Vendor jasa.
Perusahaan logistik.
Akhirnya owner tidak mungkin mengingat semua detail kontrak satu per satu.
Di tahap ini, pemeriksaan kontrak secara berkala menjadi semakin penting.
Perusahaan dapat mempertimbangkan Legal Audit Perusahaan untuk melihat kondisi dokumen dan kontrak secara lebih menyeluruh.
Kontrak yang Baik Tidak Membuat Bisnis Rumit
Justru sebaliknya.
Kontrak yang jelas membantu masing-masing pihak mengetahui:
“Ini tanggung jawab saya.”
“Ini tanggung jawab Anda.”
“Kalau terjadi masalah, kita mengikuti aturan yang sudah disepakati.”
Dengan begitu, energi perusahaan bisa digunakan untuk mengembangkan bisnis, bukan terus-menerus menyelesaikan kesalahpahaman.
Jangan Menunggu Barang Tidak Datang
Kontrak paling penting bukan ketika supplier sudah terlambat.
Kontrak paling penting adalah sebelum barang terlambat.
Karena ketika semua masih berjalan baik, kedua pihak masih bisa berdiskusi dengan tenang.
Itulah saat terbaik untuk membicarakan harga, kualitas, pengiriman, pembayaran, tanggung jawab, dan kondisi apabila kerja sama tidak berjalan sesuai rencana.
Jika perusahaan Anda ingin meninjau kontrak supplier atau vendor, Enigma Law Office dapat membantu meninjau aspek hukum dan risiko dalam perjanjian tersebut.